image/svg+xml
image/svg+xml

Projenin Faaliyet ve Uygulama Planı


Faaliyet ve Uygulama Planı


Ülkemizde kamu kaynaklarının etkin olmayan ve verimsiz kullanımı, kaynak savurganlığı, mal ve malzemelerin dağınık ve kontrolsüz bir şekilde tasnif ve yönetilmesi başlıca önemli bir sorun olarak akademik çalışmalarda sürekli gündeme gelmektedir. Üniversitemizde bu sorunu gidermek, kaynak kullanım yönetimini etkin ve verimli hale getirmek, savurganlık uygulamasına son vermek üzere üniversitemizin akademik ve idari birimlerince ihtiyaç duyulan mal ve malzemeyi en hızlı ve en ekonomik şekilde karşılamak amacıyla Bütçe İzleme ve Akıllı Lojistik Yönetim Sistemi Projesinin geliştirilmesine karar verilmiştir.
2018 yılının Aralık ayında Genel Sekreterlik bünyesinde tüm akademik ve idari birimlerin bütçe ve mali iş ve işlemlerini sistemleştirmek, izlemek, kontrol etmek ve gerekirse yönlendirmek üzere ALYS projesinin geliştirilme süreci başlatılmıştır.

Proje için başlangıçta bir yazılım geliştirilerek, harcama yetkisine haiz tüm birimlerin ambarları konsolide edilmiş ve merkezi bir sanal depo oluşturulmuştur. Ayrıca sistemin sürdürülebilirliğini sağlamak üzere Genel Sekreterlik bünyesinde ALYS Şubesi ihdas edilerek izleme ve denetleme ofisi kurulmuş, bu müdürlükteki personelin görev tanımları yapılarak iş akış şemaları oluşturulmuştur.

Şubat 2019’den itibaren de üniversitemiz taşınır kayıt yetkililerinin tümü sisteme tanımlanarak şifreleri dağıtılmıştır. Bu süreçte birçok toplantı ve eğitimler verilerek kurum personelinin bilgi, farkındalık ve donanımı artırılmıştır.
Mart 2019 itibaren ALYS sisteminin KBS’ deki kayıtlı verilerine dayalı güncelleme çalışmalarına başlanmıştır. KBS de kayıtlı tüm veri ve hareketler Excel formatında haftalık olarak alınmakta ve ALYS Sistemine aktarılarak sistem sürekli olarak güncellenmemektedir.

Bütçe İzleme ve Akıllı Lojistik Yönetim Sistemi ilk kez Mart 2019’da Demo olarak uygulamaya girmekle birlikte, PUKO kalite döngüsü kapsamında görülen eksikliklere karşı süratle önlem alınmaktadır.
Şubat 2021’de üniversitemizde kullanılan mal ve malzemelerin standart hale getirilerek toplu alımların yapılması ve ihale fiyatlarının düşürülmesi ve satın alınan varlıkların gelecekteki işletme, bakım ve idame masraflarının minimize edilmesi için Genel Sekreterliğimizde Standardizasyon ve Fiyat Tespit Komisyonu kurulmuştur. Aktif çalışan bu komisyonumuz birçok standartlar geliştirerek birimlerdeki görev unvan ve fonksiyonlara göre personelin kullandığı döşeme demirbaş makine vb. mal ve malzemelerdeki çeşitlilik ve karışıklığı gidermiştir. Böylece kurumdaki birimler arası farklılıklar yok edildiği gibi taşınır yönetimi kolaylaşıp ve maliyetler düşmüştür.
2021 Yılının Eylül ayında Akıllı Lojistik Sistemine dair yönerge ve kılavuz çalışmalarına başlanmıştır.

2022 yılının Şubat ayında çalışmalar tamamlanmış ve 01.02.2022 tarihinden itibaren söz konusu dayanıklı taşınır ve tüketim malzemelerine ilişkin talepleri resmi yazışmaya gerek olmaksızın ALYS üzerinde bulunan “Malzeme Talep Ekranı” modülünden alınmaya başlanmış olup sistem sonuçları analiz edilebilir ve çıktıları ölçülebilir hale gelmiştir.